در محیطهای کاری، نحوه صحبت در جلسات اداری میتواند تعیین کند که چقدر جدی گرفته میشوید و تا چه اندازه روی تصمیمها اثر میگذارید. خیلی از افراد دانش و تجربه خوبی دارند اما نمیدانند چگونه در ادارات صحبت کنیم تا منظورشان واضح و حرفهای منتقل شود. در این مقاله از آکادمی ایران نژاد چند نکته کاربردی درباره فن بیان در جلسات اداری میخوانید که کمک میکند یاد بگیرید چگونه در جلسات خوب صحبت کنیم.
شناخت اصول نحوه صحبت در این جلسات باعث میشود صحبتهای شما منظمتر، تاثیرگذارتر و حرفهایتر به نظر برسد. وقتی بدانید چطور در یک جلسه حرف بزنید، احتمال اینکه نظر و پیشنهادتان جدی گرفته شود در محیط کار خیلی بیشتر خواهد شد.
شروع جلسه یکی از بخشهای مهم در نحوه صحبت در جلسات اداری است. اگر میخواهید یک سخنرانی مدیریتی موفق داشته باشید، باید بدانید که اگر ابتدای صحبت شما منظم و شفاف باشد، بقیه حرفها هم جدیتر شنیده میشود و فضای جلسه از همان ابتدا جهت مشخصی پیدا میکند.
مثلاً به جای اینکه بگویید:
خب حالا ببینیم چی میشه…
میتوانید خیلی واضحتر بگویید:
اگر موافق باشید جلسه را با بررسی گزارش فروش این ماه شروع کنیم.
چنین شروعی کمک میکند همه حاضرین بفهمند هدف جلسه چیست و قرار است درباره چه موضوعی صحبت شود. در واقع یکی از نکات مهم در فن بیان در جلسات اداری این است که صحبت خود را با جملهای کوتاه، روشن و هدفمند آغاز کنید.
خیلی از افراد در ابتدای جلسه کمی استرس دارند و چند جمله نامنظم میگویند. در حالی که اگر از قبل یک متن معارفه یا یک جمله ساده برای شروع آماده کرده باشید، هم آرامتر صحبت میکنید و هم دیگران سریعتر با روند جلسه همراه میشوند.
بعد از شروع جلسه، مرحله بعد در نحوه صحبت در جلسات اداری این است که موضوع جلسه را روشن و بدون ابهام توضیح دهید. اگر افراد از همان ابتدا ندانند قرار است درباره چه چیزی صحبت شود، معمولاً گفتگوها به سمت بحثهای پراکنده میرود و تمرکز جلسه از بین میرود.
برای مثال بعضیها میگویند:
امروز جمع شدیم یه سری موضوعات رو بررسی کنیم.
اما این جمله خیلی کلی است. بهتر است دقیقتر صحبت کنید و بگویید:
هدف این جلسه بررسی مشکلات فروش ماه گذشته و پیدا کردن راهکار برای ماه آینده است.
برای اینکه گوشتان به تلفظ معیار عادت کند، باید منابع درستی را انتخاب کنید. در جدول زیر چند معدن طلای صوتی را برایتان آوردهایم:
وقتی موضوع واضح مطرح شود، ذهن افراد هم روی همان مسئله متمرکز میشود. در فن بیان در جلسات اداری یکی از اصول مهم این است که پیام خود را ساده، مستقیم و قابل فهم بیان کنید. هرچه موضوع روشنتر مطرح شود، مشارکت افراد در بحث هم بیشتر خواهد شد.
در بسیاری از جلسات وقتی هدف از ابتدا مشخص میشود، افراد سریعتر ایده میدهند و روند گفتگو هم منظمتر پیش میرود. به همین دلیل مشخص کردن دقیق موضوع جلسه یکی از مهارتهای پایهای است.
یکی از نکات مهم در نحوه صحبت در جلسات اداری لحن صدا است. حتی اگر ایده یا پیشنهاد درستی داشته باشید، وقتی لحن شما مردد یا مضطرب باشد ممکن است دیگران صحبتتان را جدی نگیرند.
برای مثال بعضی افراد هنگام بیان نظرشان اینطور شروع میکنند:
فکر کنم شاید بد نباشه اگر مثلاً این کارو انجام بدیم…
این نوع بیان حس تردید را منتقل میکند. در حالی که در فن بیان در جلسات اداری بهتر است جمله را واضحتر و مطمئنتر بیان کنید. مثلاً:
به نظر من اگر این روش را اجرا کنیم احتمالاً نتیجه بهتری میگیریم.
وقتی با لحن آرام و مطمئن صحبت میکنید، توجه افراد بیشتر جلب میشود و حرفتان هم اثرگذاری بیشتری دارد. لازم نیست صدای خیلی بلند داشته باشید؛ یک لحن طبیعی، شمرده و آرام معمولاً بهترین حالت در جلسات کاری است.
اگر میخواهید بدانید چگونه در ادارات صحبت کنیم، تمرین کنید جملهها را بدون عجله و با اطمینان بیان کنید. همین تغییر ساده میتواند برداشت دیگران از صحبتهای شما را کاملاً متفاوت کند.
در جلسات رسمی، علاوه بر لحن آرام، شفافیت کلمات هم بسیار مهم است. به همین دلیل است که گاهی برخی از افراد برای ارتباطات اداری بهتر، به دنبال تمرینهایی برای از بین بردن لهجه هستند تا صحبتهایشان به زبان معیار نزدیکتر شده و برای همه همکاران کاملاً واضح باشد.
در نحوه صحبت در جلسات اداری یکی از اشتباهات رایج این است که بعضی افراد قبل از گفتن اصل موضوع، مدت زیادی مقدمهچینی میکنند. این کار به مرور تمرکز جلسه را کم میکند و ممکن است بعضی از افراد علاقهشان به ادامه بحث را از دست بدهند.
مثلاً گاهی کسی میخواهد یک پیشنهاد ساده مطرح کند اما اینطور شروع میکند:
حالا من نمیدونم درست باشه یا نه… ولی یه مدت بود داشتم فکر میکردم شاید اگر بخوایم یه تغییر کوچیکی بدیم…
در حالی که در فن بیان در جلسات اداری بهتر است مستقیم سر اصل موضوع بروید. برای نمونه میتوانید بگویید:
پیشنهاد من این است که زمان تحویل پروژهها را یک هفته زودتر مشخص کنیم.
وقتی صحبت شما کوتاه و واضح باشد، روند جلسه سریعتر پیش میرود و حرفتان هم حرفهایتر به نظر میرسد. یکی از اصول مهم برای اینکه بدانیم چگونه در جلسات خوب صحبت کنیم همین پرهیز از حاشیه رفتن و تمرکز روی اصل موضوع است.
در جلسات کاری معمولاً زمان محدود است. بنابراین هرچه دقیقتر و خلاصهتر صحبت کنید، در واقع نشان میدهید برای زمان دیگران هم احترام قائل هستید.
یکی از نکات مهم در نحوه صحبت در جلسات اداری توجه به ارتباط چشمی است. وقتی در حال صحبت هستید اما مدام به میز، لپتاپ یا برگهها نگاه میکنید، ممکن است این حس ایجاد شود که به حرف خودتان مطمئن نیستید یا اعتمادبهنفس کافی ندارید.
در مقابل، زمانی که هنگام صحبت به افراد حاضر در جلسه نگاه میکنید، پیام شما جدیتر و قابل اعتمادتر به نظر میرسد. در فن بیان در جلسات اداری ارتباط چشمی یکی از سادهترین و در عین حال موثرترین راهها برای جلب توجه مخاطب است.
برای مثال وقتی در حال مطرح کردن یک پیشنهاد هستید، بهتر است نگاهتان را بین افراد مختلف جلسه جابهجا کنید؛ گاهی به مدیر، گاهی به همکاران و گاهی به جمع. این کار باعث میشود همه احساس کنند در جریان صحبت شما قرار دارند.
اگر میخواهید بدانید چگونه در ادارات صحبت کنیم، تمرین کنید هنگام گفتن نکات مهم چند ثانیه با مخاطبان ارتباط چشمی برقرار کنید. همین عادت ساده میتواند صحبت شما را حرفهایتر و تاثیرگذارتر نشان دهد.
در نحوه صحبت در جلسات فقط کلماتی که بیان میکنید اهمیت ندارند؛ درست مانند اصول زبان بدن در سخنرانی، در اینجا هم حالت نشستن یا حرکت دستها حتی قبل از حرف زدن، برداشت اولیه دیگران را شکل میدهد.
برای مثال اگر هنگام صحبت مدام به صندلی تکیه بدهید، با خودکار بازی کنید یا مرتب به گوشی نگاه کنید، ممکن است اینطور برداشت شود که تمرکز کافی ندارید. در مقابل، وقتی صاف مینشینید و از حرکتهای طبیعی دست استفاده میکنید، صحبت شما جدیتر و حرفهایتر دیده میشود.
در فن بیان در جلسات اداری معمولاً توصیه میشود حالت بدن آرام و باز باشد. میتوانید دستها را روی میز قرار دهید، کمی به سمت جمع متمایل شوید و هنگام توضیح یک نکته مهم از حرکت ملایم دست کمک بگیرید تا پیام شما واضحتر منتقل شود.
توجه به هماهنگی بین صحبت و زبان بدن بسیار مهم است. وقتی این دو با هم هماهنگ باشند، حرف شما طبیعیتر، قابل فهمتر و تاثیرگذارتر خواهد بود.
در نحوه صحبت در جلسات اداری فقط خوب حرف زدن مهم نیست؛ خوب گوش دادن هم یک مهارت جدی به حساب میآید. بعضی افراد در جلسه بیشتر منتظرند نوبت صحبتشان برسد و همین باعث میشود بخش زیادی از حرفهای دیگران را از دست بدهند.
در فن بیان در جلسات اداری گوش دادن فعال کمک میکند پاسخهای دقیقتر و منطقیتری بدهید. وقتی با دقت به صحبت همکار یا مدیر گوش میدهید، بهتر متوجه میشوید مسئله اصلی چیست و چه نکتهای باید مطرح کنید.
برای مثال اگر کسی در حال توضیح یک مشکل است، بهتر است اجازه دهید حرفش کامل شود و بعد نظر بدهید. میتوانید اینطور پاسخ دهید:
اگر درست متوجه شده باشم، مشکل اصلی زمان تحویل پروژه است. برای این موضوع یک پیشنهاد دارم.
این نوع واکنش نشان میدهد که شما واقعاً به صحبت طرف مقابل توجه کردهاید. تقویت مهارت گوش دادن یکی از مهمترین قدمها برای داشتن ارتباط حرفهای در جلسات کاری است.
در بسیاری از جلسات کاری پیش میآید که با نظر یک همکار یا حتی مدیر موافق نباشید. در چنین موقعیتی یادگیری اینکه چگونه با مدیر خود صحبت کنید اهمیت زیادی پیدا میکند، چون اگر لحن مناسب نباشد ممکن است فضای جلسه به سرعت متشنج شود.
بعضی افراد خیلی مستقیم مخالفت میکنند و مثلاً میگویند:
نه، این روش اصلاً درست نیست.
اما در فن بیان در جلسات اداری بهتر است مخالفت را با لحنی محترمانه و منطقی مطرح کنید. مثلاً میتوانید بگویید:
این ایده قابل بررسی است، اما به نظرم اگر این روش را امتحان کنیم احتمالاً نتیجه بهتری میگیریم.
با چنین بیانی هم دیدگاه خودتان را مطرح کردهاید و هم احترام طرف مقابل حفظ میشود. این یکی از نکات مهم برای افرادی است که میخواهند یاد بگیرند چگونه در جلسات خوب صحبت کنیم و در جلسات کاری حرفهایتر دیده شوند.
برای اینکه منظورمان را بهتر برسانیم، بیایید تکنیک «مخالفت ساندویچی» را در قالب چند مثال بررسی کنیم. در این تکنیک، ابتدا یک نکته مثبت میگوییم، سپس مخالفت خود را مطرح میکنیم:
در محیطهای کاری همکاری و تعامل اهمیت زیادی دارد. وقتی مخالفت خود را آرام و محترمانه بیان میکنید، دیگران راحتتر حرف شما را میشنوند و احتمال پذیرفته شدن پیشنهادتان هم بیشتر میشود.
یکی از راههای مؤثر در نحوه صحبت در جلسات اداری و بهخصوص زمانی که میخواهید بدانید چگونه با کارمندان صحبت کنید، این است که برای توضیح موضوعها و جلوگیری از ابهام، از مثالهای ساده و ملموس استفاده کنید. گاهی توضیحهای طولانی ممکن است برای بعضی از افراد مبهم باشد، اما یک مثال کوتاه میتواند خیلی سریع منظور را روشن کند.
فرض کنید میخواهید درباره تأخیر در انجام یک پروژه صحبت کنید. به جای توضیح پیچیده میتوانید اینطور بیان کنید:
الان وضعیت پروژه شبیه زمانی است که سفارش مشتری آماده شده اما بخش ارسال هنوز هماهنگ نشده است.
در فن بیان در جلسات اداری مثالها کمک میکنند همه افراد راحتتر تصویر روشنی از موضوع داشته باشند. مخصوصاً در جلساتی که افراد از بخشهای مختلف شرکت حضور دارند، این کار باعث میشود همه سریعتر با موضوع همراه شوند.
اگر میخواهید بدانید چگونه در ادارات صحبت کنیم، بهتر است هنگام توضیح یک موضوع مهم از مثالهای ساده و قابل درک استفاده کنید. این کار باعث میشود صحبت شما واضحتر، قابل فهمتر و در نتیجه تاثیرگذارتر باشد.
یکی از نکات مهم در نحوه صحبت در جلسات این است که در پایان حرفتان یک جمعبندی کوتاه ارائه دهید. خیلی وقتها افراد توضیحات خوبی میدهند اما در انتها مشخص نمیکنند نتیجه یا پیشنهاد اصلیشان چیست.
در فن بیان در جلسات اداری بهتر است بعد از توضیح موضوع، خلاصهای کوتاه از حرف خود بیان کنید تا همه بدانند دقیقاً چه پیشنهادی مطرح شده است. مثلاً میتوانید اینطور بگویید:
در مجموع پیشنهاد من این است که برای کاهش تأخیر پروژه، زمان تحویل هر مرحله را یک هفته زودتر تعیین کنیم.
با این کار مخاطبان سریعتر متوجه میشوند هدف صحبت شما چه بوده است و تصمیمگیری برای مدیر یا اعضای جلسه هم راحتتر میشود.
اگر میخواهید یاد بگیرید چگونه در جلسات خوب صحبت کنیم، بهتر است همیشه پایان صحبتتان را با یک جمعبندی روشن تمام کنید تا پیام اصلی در ذهن افراد باقی بماند.
در کنار دانستن نحوه صحبت در جلسات اداری، رفتار حرفهای هم نقش مهمی در تاثیرگذاری شما دارد. خیلیها ایدههای خوبی دارند، اما چون اصول فن بیان در جلسات اداری را رعایت نمیکنند، حرفشان آنطور که باید شنیده نمیشود. وقتی بدانید چگونه در ادارات صحبت کنیم و در عین حال رفتار حرفهای داشته باشید، حضور شما در جلسه جدیتر و اثرگذارتر دیده میشود. در ادامه چند نکته ساده اما کاربردی برای فن بیان و نحوه رفتار در جلسات اداری را مرور میکنیم.
این مورد از پایههای مهم فن بیان در جلسات اداری به حساب میآید.
این شیوه برای کسانی که میخواهند بدانند چگونه در جلسات خوب صحبت کنیم بسیار کمککننده است.
دانستن نحوه صحبت در جلسات اداری و رعایت اصول فن بیان در جلسات اداری میتواند تأثیر زیادی در مسیر شغلی شما داشته باشد. وقتی بتوانید واضح، محترمانه و هدفمند صحبت کنید، احتمال اینکه نظر و پیشنهادتان جدی گرفته شود خیلی بیشتر میشود. در کنار آن، توجه به رفتار حرفهای، زبان بدن مناسب و گوش دادن به دیگران باعث میشود در جلسات کاری فردی قابل اعتماد و حرفهای دیده شوید. با تمرین این نکات به مرور یاد میگیرید چگونه در جلسات خوب صحبت کنیم و حضور مؤثرتری در جلسات اداری داشته باشید.
برای ثبت نام در وبینارهای رایگان؛ دریافت صوتها و فایلهای تکمیلی درباره فن بیان، شخصیت شناسی و ارتباطات، در کانال بله عضو شوید!
۷۰/۰۰۰/۰۰۰ تومان
۱۵/۰۰۰/۰۰۰ تومان
۹/۰۰۰/۰۰۰ تومان
رایگان!
استفاده از سایت مشروط بر قبول توافق نامه کاربری و حفظ حریم شخصی است.حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به آکادمی آموزشی فرشته ایران نژاد می باشد .نسخه ۱.۰.۵
