در هر محیط کاری، موفقیت فقط به دانش تخصصی محدود نمیشود. بخش مهمی از پیشرفت به شیوه صحبت کردن، خوب گوش دادن و نحوه تعامل با همکاران برمیگردد. ارتباط موثر در محیط کار باعث میشود سوءتفاهمها کمتر شود، همکاری بین اعضای تیم راحتتر شکل بگیرد و کارها با سرعت و هماهنگی بیشتری جلو برود. وقتی افراد مهارت های ارتباطی در محیط کار را تقویت میکنند، فضای کاری صمیمیتر میشود و تصمیمها هم با درک متقابل بهتری گرفته میشوند.
ارتباط موثر در محیط کار زمانی شکل میگیرد که پیامی که قصد انتقالش را داریم، واضح و قابل درک به مخاطب برسد و او هم بتواند واکنش درستی نشان دهد. در این میان فقط حرف زدن مطرح نیست؛ شیوه بیان، دقت در گوش دادن، لحن صدا و حتی زبان بدن هم تاثیر زیادی دارند. به همین خاطر در روانشناسی ارتباط در محیط کار گفته میشود ارتباط موفق در واقع ترکیبی از خوب فهمیدن و درست فهماندن است.
برای نمونه تصور کنید مدیری به کارمندش بگوید «این گزارش را زودتر آماده کن». اگر زمان دقیق مشخص نباشد، برداشتها متفاوت میشود؛ ممکن است یک نفر فکر کند تا پایان هفته فرصت دارد و دیگری تصور کند باید تا پایان همان روز کار را تحویل دهد. همین ابهام ساده میتواند باعث سوءتفاهم و بینظمی در کارها شود. اما وقتی پیام شفاف و دقیق بیان شود، روند انجام کارها هم منظمتر پیش میرود.
پیتر دراکر، از چهرههای شناختهشده دنیای مدیریت، جمله جالبی درباره ارتباطات دارد. او میگوید:
مهمترین بخش ارتباط این است که بتوانیم چیزی را بشنویم که گفته نشده است. این نگاه نشان میدهد مهارت های ارتباطی در محیط کار فقط به کلمات محدود نمیشوند و توجه به احساسات، لحن و شرایط طرف مقابل هم نقش مهمی در درک واقعی پیام دارد.
وقتی افراد این توانایی را در خود تقویت میکنند، همکاری میان همکاران سادهتر میشود، تعارضها کمتر شکل میگیرد و تیمها سریعتر به نتیجه میرسند. به همین دلیل یادگیری اصول ارتباط موثر در محیط کار یکی از مهارتهای کلیدی برای موفقیت حرفهای در هر سازمان به شمار میآید.
معرفی اولیه تاثیر بسیاری در ارتباط موثر در ادامه روابط کاری دارد. برای تسهیل در ارتباط بهتر با افراد جدید و یا حتی ورود به محیط کاری جدید میتوانید از متن های مقاله متن معارفه برای معرفی خود به بهترین روش استفاده کنید.
برای تقویت ارتباط موثر در محیط کار لازم نیست سراغ روشهای پیچیده بروید. گاهی چند تغییر ساده در نحوه تعامل با همکاران میتواند کیفیت مهارت های ارتباطی در محیط کار را به شکل محسوسی بهتر کند و فضای همکاری را روانتر پیش ببرد.
یکی از پایههای مهم ارتباط موثر در محیط کار، گوش دادن فعال است. در بسیاری از موقعیتهای کاری افراد فقط ظاهراً گوش میدهند؛ سر تکان میدهند اما ذهنشان درگیر کار یا موضوع دیگری است. نتیجه این میشود که چند دقیقه بعد دوباره همان سؤال تکرار میشود یا کار اشتباه پیش میرود.
فرض کنید همکارتان در حال توضیح جزئیات یک پروژه است و شما همزمان در حال چک کردن گوشی هستید. چند ساعت بعد که کار را شروع میکنید تازه متوجه میشوید یک بخش مهم را اشتباه برداشت کردهاید. چنین موقعیتی دقیقاً نشان میدهد نبود گوش دادن دقیق چطور میتواند مشکل ایجاد کند.
بر اساس گزارشی از Harvard Business Review، تیمهایی که اعضای آنها مهارت گوش دادن فعال دارند تا ۳۰٪ خطای ارتباطی کمتری در پروژهها تجربه میکنند. همین موضوع نشان میدهد توجه واقعی به صحبتهای دیگران میتواند جلوی بسیاری از سوءتفاهمها را بگیرد.
یکی از اشتباهات رایج در محیط کار این است که افراد تصور میکنند منظورشان کاملاً روشن است، در حالی که ممکن است برای مخاطب مبهم باشد. در ارتباط موثر در محیط کار بهتر است پیامها کوتاه، شفاف و بدون برداشت دوگانه بیان شوند. استفاده از کلمات قلمبهسلمبه شاید در یک سخنرانی مدیریتی رسمی کاربرد داشته باشد، اما در مکالمات روزمره تیمی، فقط باعث سردرگمی و کاهش سرعت اجرای کارها میشود.
برای مثال مدیری به کارمند خود میگوید «لطفاً این کار را سریع انجام بده». کارمند ممکن است فکر کند تا پایان روز فرصت دارد، اما مدیر انتظار دارد همان کار حداکثر تا یک ساعت دیگر آماده شود. البته این شفافیت دوطرفه است؛ همانطور که مدیر باید واضح صحبت کند، یادگیری اینکه چگونه با مدیر خود صحبت کنیم تا درخواستها و زمانبندیها بدون سوءتفاهم پیش بروند، مهارتی حیاتی است.
راه ساده این است که زمان و جزئیات را دقیق بیان کنید. مثلاً بگویید «لطفاً گزارش فروش را تا ساعت ۳ امروز برایم ارسال کن». چنین بیان شفافی کمک میکند سوءبرداشت کمتر شود و مهارت های ارتباطی در محیط کار حرفهایتر به نظر برسد.
در بسیاری از موقعیتها آنچه روی ارتباط موثر در محیط کار تاثیر میگذارد فقط کلماتی نیست که گفته میشود؛ رفتار و زبان بدن هم پیامهای مهمی منتقل میکنند. حالت چهره، تماس چشمی، طرز نشستن یا حتی یک تکان ساده سر میتواند احساس توجه، بیعلاقگی یا مخالفت را منتقل کند. به همین دلیل در روانشناسی ارتباط در محیط کار توجه زیادی به نشانههای غیرکلامی میشود.
یک مثال ساده در محیط کار این است که همکارتان در حال توضیح موضوعی است اما شما نگاهتان به صفحه لپتاپ است و تماس چشمی ندارید. حتی اگر واقعاً در حال گوش دادن باشید، احتمال زیادی دارد که طرف مقابل تصور کند حرفش برای شما اهمیت چندانی ندارد.
طبق تحقیقات دانشگاه UCLA حدود ۵۵٪ از ارتباطات انسانی از طریق زبان بدن منتقل میشود. به همین دلیل اگر رفتار و حالت بدن با حرفهایی که میزنیم هماهنگ نباشد، ممکن است پیام ما طور دیگری برداشت شود.
وقتی افراد به همین جزئیات کوچک توجه کنند، کیفیت مهارت های ارتباطی در محیط کار به شکل محسوسی بهتر میشود و تعاملات روزمره راحتتر پیش میرود. این تکنیکهای غیرکلامی فقط مخصوص گفتگوهای دونفره نیستند؛ بلکه آگاهی از اصول زبان بدن در سخنرانی هنگام ارائه گزارش در جلسات کاری بزرگتر نیز معجزه میکند.
یکی از بخشهای مهم ارتباط موثر در محیط کار توانایی ارائه بازخورد به شکلی سازنده است؛ یعنی بتوانیم نظر یا انتقاد خود را بیان کنیم بدون اینکه طرف مقابل احساس سرزنش یا بیارزشی کند. بسیاری از تنشهای کاری دقیقاً از همینجا شروع میشوند؛ جایی که انتقادها با لحن تند یا مستقیم گفته میشوند. برای مدیران، تسلط بر اینکه چگونه با کارمندان صحبت کنیم و چطور انتقادها را در قالب پیشنهادهای سازنده بستهبندی کنیم، تفاوت بین یک تیم باانگیزه و یک تیم سرخورده را رقم میزند.
مثلاً تصور کنید مدیری به کارمندش بگوید «این گزارش خیلی بد نوشته شده». طبیعی است که در چنین شرایطی فرد حالت دفاعی بگیرد یا احساس ناراحتی کند. اما اگر همان نکته اینطور مطرح شود «اگر بخش نتیجهگیری را کمی واضحتر بنویسی، گزارش خیلی بهتر میشود»، پیام همان است اما لحن کاملاً متفاوت است و پذیرش آن هم راحتتر خواهد بود.
طبق یک نظرسنجی از Gallup، کارمندانی که بازخورد سازنده و محترمانه دریافت میکنند تا ۳.۶ برابر بیشتر در کار خود احساس انگیزه دارند. همین موضوع نشان میدهد شیوه بیان بازخورد چقدر در فضای کاری تاثیرگذار است.
وقتی افراد این شیوهها را تمرین کنند، فضای همکاری آرامتر میشود و ارتباط موثر در محیط کار هم شکل حرفهایتر و سالمتری پیدا میکند.
یکی از معروفترین تکنیکهای روانشناسی ارتباط در محیط کار، «تکنیک بازخورد ساندویچی» است. در این روش، انتقاد شما (گوشت ساندویچ) بین دو بازخورد مثبت (نانهای ساندویچ) قرار میگیرد تا هضم آن برای همکارتان راحتتر باشد:
یکی از سادهترین راهها برای تقویت ارتباط موثر در محیط کار این است که قبل از شروع هر کار، چند سؤال دقیق و هدفمند بپرسیم. خیلی وقتها افراد فکر میکنند همه چیز را متوجه شدهاند، اما وقتی کار جلو میرود مشخص میشود برداشتها با هم فرق داشته است.
مثلاً کارمندی از مدیرش میشنود «برای این پروژه یک گزارش آماده کن». اگر بدون سؤال شروع به کار کند، ممکن است یک گزارش چند صفحهای بنویسد در حالی که مدیر در واقع انتظار یک ارائه پاورپوینت داشته است.
پرسیدن سؤالهایی مثل «دقیقاً چه فرمتی مدنظر شماست؟» یا «زمان تحویل این کار چه موقع است؟» کمک میکند ابهامها از همان ابتدا برطرف شوند. طبق بررسی Project Management Institute، تیمهایی که قبل از شروع پروژه سؤالهای شفاف مطرح میکنند تا ۲۸٪ خطای اجرایی کمتری دارند.
گاهی یک جمله کاملاً معمولی اگر با لحن نامناسب گفته شود میتواند باعث سوءبرداشت یا تنش شود. به همین دلیل در روانشناسی ارتباط در محیط کار تأکید میشود که لحن صدا بخش مهمی از انتقال پیام است.
برای مثال جمله «این کار هنوز انجام نشده؟» میتواند دو معنی متفاوت ایجاد کند. اگر با لحن آرام گفته شود فقط یک پیگیری ساده است، اما اگر با لحن تند بیان شود ممکن است شبیه سرزنش یا نارضایتی به نظر برسد.
در محیطهای کاری پرمشغله این اتفاق زیاد میافتد؛ زمانی که فرد تحت فشار است و ناخواسته با تندی صحبت میکند. در چنین شرایطی طرف مقابل ممکن است احساس کند مورد انتقاد قرار گرفته، در حالی که هدف فقط پیگیری روند کار بوده است.
تحقیقات شرکت TalentSmart نشان میدهد حدود ۹۰٪ افراد موفق در محیط کار توانایی مدیریت احساسات و لحن خود را دارند. همین توانایی یکی از پایههای مهم مهارت های ارتباطی در محیط کار به شمار میآید.
همدلی یعنی بتوانیم شرایط و احساسات دیگران را درک کنیم و واکنشی نشان دهیم که نشان دهد متوجه وضعیت آنها هستیم. این موضوع نقش مهمی در ارتباط موثر در محیط کار دارد، چون وقتی افراد احساس کنند درک میشوند، همکاری راحتتر و صمیمیتر شکل میگیرد. بخشی از این همدلی در زمانهای شادی تیمی خودش را نشان میدهد. مثلاً وقتی همکارتان بابت ارتقای شغلیتان خوشحال است، دانستن اینکه در جواب تبریک موفقیت چه بگوییم نشاندهنده قدرشناسی و تقویت صمیمیت است.
فرض کنید یکی از همکاران شما چند روزی است زیر فشار کاری زیادی قرار دارد و کمی عصبی به نظر میرسد. اگر به جای واکنش تند بگویید «میدانم این هفته کارها خیلی فشرده شده، اگر خواستی میتوانیم این بخش را با هم جلو ببریم» فضای گفتگو کاملاً متفاوت خواهد شد.
بر اساس گزارش Businessolver، بیش از ۷۶٪ کارکنان گفتهاند مدیرانی که همدلی نشان میدهند اعتماد بیشتری در تیم ایجاد میکنند. این موضوع نشان میدهد درک شرایط دیگران چقدر میتواند روی فضای همکاری تأثیر بگذارد.
چنین رفتارهایی کمک میکند ارتباط موثر در محیط کار به شکل طبیعیتری شکل بگیرد و همکاری میان اعضای تیم هم راحتتر و سازندهتر پیش برود.
اختلاف نظر در محیط کار کاملاً طبیعی است. وقتی افراد با تجربهها و دیدگاههای مختلف کنار هم کار میکنند، طبیعی است که گاهی درباره یک موضوع نظرهای متفاوتی داشته باشند. نکته مهم این است که این اختلافها چگونه در مسیر ارتباط موثر در محیط کار مدیریت شوند.
برای مثال ممکن است دو همکار درباره شیوه اجرای یک پروژه دیدگاههای متفاوتی داشته باشند. اگر گفتگو محترمانه و منطقی پیش برود، همین اختلاف نظر میتواند به انتخاب یک راهحل بهتر کمک کند.
در روانشناسی ارتباط در محیط کار توصیه میشود تمرکز گفتگو روی مسئله باشد نه روی شخص. به جای اینکه گفته شود «روش تو اشتباه است»، بهتر است بحث به این شکل مطرح شود که «بیایید بررسی کنیم کدام روش نتیجه بهتری میدهد».
طبق گزارش CPP Global، حدود ۸۵٪ کارکنان در محیط کار با نوعی از تعارض روبهرو میشوند، اما تیمهایی که مهارت مدیریت تعارض را دارند معمولاً عملکرد قویتری نشان میدهند.
گاهی حتی اگر پیام درست باشد، زمان نامناسب برای بیان آن میتواند باعث سوءبرداشت شود. انتخاب زمان مناسب یکی از نکات مهم در ارتباط موثر در محیط کار به حساب میآید.
فرض کنید همکارتان درست قبل از تحویل یک پروژه مهم تحت فشار زیادی قرار دارد. اگر در همان لحظه موضوع انتقاد یا بحث جدیدی مطرح شود، احتمال اینکه واکنش منفی نشان دهد بیشتر خواهد بود.
در چنین موقعیتهایی بهتر است کمی صبر کرد و زمانی را انتخاب کرد که شرایط ذهنی آرامتر باشد؛ مثلاً بعد از پایان پروژه یا زمانی که فشار کاری کمتر شده است.
مطالعات نشان میدهد در روانشناسی ارتباط در محیط کار زمانبندی گفتگو تأثیر مستقیمی بر کیفیت تعامل دارد. وقتی افراد در شرایط آرامتری قرار دارند، پیامها را منطقیتر میشنوند و گفتگو نتیجه بهتری خواهد داشت.
در خیلی از سازمانها بخش قابل توجهی از گفتگوها از طریق ایمیل، پیامرسانهای کاری یا سیستمهای داخلی انجام میشود. به همین خاطر توانایی نوشتن پیامهای واضح و حرفهای به یکی از مهارتهای مهم در ارتباط موثر در محیط کار تبدیل شده است.
گاهی یک پیام خیلی کوتاه اما نامشخص میتواند باعث برداشتهای متفاوت شود. مثلاً تصور کنید مدیری در پیام کاری فقط بنویسد
این کار را اصلاح کن
در چنین حالتی مشخص نیست دقیقاً کدام قسمت باید تغییر کند. اما اگر همان پیام کمی دقیقتر نوشته شود، نتیجه کاملاً متفاوت خواهد بود
لطفاً بخش تحلیل فروش ماه گذشته را اصلاح کن و تا پایان امروز ارسال کن
در روانشناسی ارتباط در محیط کار تأکید میشود که پیامهای نوشتاری بهتر است کوتاه، روشن و دقیق باشند تا احتمال سوءتفاهم تا حد زیادی کاهش پیدا کند.
یکی از روشهای ساده اما بسیار کاربردی برای تقویت ارتباط موثر در محیط کار این است که در پایان هر گفتگو یا جلسه، نکات اصلی دوباره مرور و جمعبندی شوند. این کار کمک میکند همه افراد برداشت یکسانی از تصمیمها و وظایف داشته باشند. وقتی جلسات با یک جمعبندی عالی تمام میشود و همکاران به یکدیگر خسته نباشید میگویند، بلد بودن عباراتی مثل اینکه در جواب باعث افتخاره چی باید گفت، حسن ختامی شیرین و حرفهای برای آن جلسه خواهد بود.
گاهی در جلسات کاری همه فکر میکنند موضوع کاملاً روشن شده است، اما بعد از جلسه هرکس برداشت خودش را دارد. نتیجه چنین وضعیتی معمولاً اشتباه در اجرای کارها یا دوبارهکاری در پروژههاست.
یک راه ساده این است که در پایان جلسه خلاصه تصمیمها را با صدای بلند مرور کنیم؛ مثلاً گفته شود
پس جمعبندی این شد که گزارش فروش تا سهشنبه آماده شود و ارائه پروژه هم چهارشنبه انجام شود
بر اساس تحقیقات Harvard Business Review، تیمهایی که در پایان جلسات جمعبندی مشخصی از تصمیمات دارند تا ۲۳٪ کارایی بیشتری در اجرای پروژهها نشان میدهند.
داشتن ارتباط موثر در محیط کار یکی از مهمترین مهارتهایی است که میتواند کیفیت همکاری در یک تیم را به شکل قابل توجهی بهتر کند. وقتی افراد بتوانند واضح صحبت کنند، با دقت به حرفهای یکدیگر گوش بدهند و در موقعیتهای مختلف واکنش حرفهای نشان دهند، فضای کاری سالمتر و سازندهتر میشود.
استفاده از مهارتهایی مثل گوش دادن فعال، بیان شفاف، همدلی با همکاران و مدیریت اختلاف نظرها کمک میکند تعاملات کاری راحتتر پیش برود. در نهایت توجه به اصول مهارت های ارتباطی در محیط کار و نکاتی که در روانشناسی ارتباط در محیط کار مطرح میشود، میتواند به شکلگیری محیطی حرفهایتر، آرامتر و موفقتر در سازمان کمک کند.
برای ثبت نام در وبینارهای رایگان؛ دریافت صوتها و فایلهای تکمیلی درباره فن بیان، شخصیت شناسی و ارتباطات، در کانال بله عضو شوید!
۷۰/۰۰۰/۰۰۰ تومان
۱۵/۰۰۰/۰۰۰ تومان
۹/۰۰۰/۰۰۰ تومان
رایگان!
استفاده از سایت مشروط بر قبول توافق نامه کاربری و حفظ حریم شخصی است.حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به آکادمی آموزشی فرشته ایران نژاد می باشد .نسخه ۱.۰.۵
